Работаете ли вы продуктивно?
Работаете ли вы продуктивно?
Любую выполняемую работу можно условно разделить на продуктивную и непродуктивную. Что я под этим подразумеваю. Именно продуктивная работа приводит вас к намеченным результатам. А непродуктивная работа расходует ваше время, силы, финансовые ресурсы, но к цели не приближает.
Собственника мало волнует непродуктивная работа. Ему, как правило, неважно, сколько часов в день вы будете посвящать работе. Если его задачи будут выполнены, то вы можете работать хоть час в день и получать свою зарплату. Если задачи не выполнены, то вот тут-то и возникают вопросы.
У нас в стране распространена парадигма: сотрудник должен сидеть на работе от звонка до звонка. Конечно, если вы продавец в магазине или сторож, то в отбывании срока от и до есть свой смысл. Если сторож уйдёт, склад тут же заполнится не званными гостями.
Но для сотрудников умственного труда вообще неважно, сколько вы будете работать времени. С другой стороны, крайне важна продуктивность. Для программиста - это количество реализованных подзадач и задач; для журналиста - это количество и качество подготовленных статей; для инженера это могут быть чертежы, а для дизайнера - макеты. У многих в головах засел шаблон о том, что важно количество отсиженных часов в день. Вовсе нет! Если вы слишком долго сидите, то вы теряете свежесть ума и свою продуктивность. Допускаете больше ошибок и разрушаете здоровье. В то же время, на свежую голову дела. как правило, идут намного лучше, не так ли?
У нас в стране происходит огромное количество непродуктивных процессов. Я это вижу с точки зрения предпринимателя. Например, чтобы заплатить налоги, нужно общаться с пенсионным фондом и налоговой инспекцией. Какого лешего нужно было разделять налоговую систему на разные государственные структуры? Налоговая и ПФР любят отфутболивать друг к другу по самым разным вопросам. Ни там ни там нет нормальной реализации удаленной подачи отчётности и уплаты налогов. Приходится огромное количество времени бегать ножками. И это в век информационных технологий.
Из-за усложненного налогового администрирования, во всех более-менее развитых организациях есть бухгалтера, которые, к сожалению, продуктивную работу не выполняют. Точнее говоря, от их работы не зависит успешность организации. По сути, бухгалтер нужен, чтобы избавить директора от рутинной работы, которая совершенно никак не помогает в деле.
Внутри крупных организаций есть люди, которые тащат дело, а есть балласт, который непонятным образом попал на свои рабочие места.
В моей работе продуктивные процессы: улучшение сайтов, создание новых сайтов, написание статей, делание фотографий, поисковая оптимизация, переговоры с рекламодателями, мотивация коллег. Непродуктивные процессы: уплата налогов (тянет кровь бизнеса), администрирование налогов и бухучёт (тянет интеллектуальные и временные ресурсы), сдача отчётов (тянет время), сдача формальных отчётов в академии (тянет силы и время).
Непродуктивные работы вытаскивают наши ресурсы, но не отдают ничего взамен. В стране таких процессов очень много. Госорганам надо подумать о том, каким образом оптимизировать свою деятельность, чтобы снизить административные барьеры.
Как повысить продуктивность начинающему инфобизнесмену?
Такой вопрос поступает ко мне довольно часто. Вот мои рекомендации, которые я бы дал новичку сегодня:
1. Постановка цели.
Здесь все просто. Если у вас нет цели, то вы никогда не сможете поразить её. В таком случае вы будете просто плыть по течению жизни, которое может занести вас совсем не туда, куда вы хотели бы. Я считаю, что цель - это основа любой успешной деятельности.
Здесь Вам даже не понадобится каких-то программ или технических средств, просто возьмите листок бумаги, ручку и напишите, куда вы вообще идете в этой жизни, к чему стремитесь.
Только не пишите в качестве цели какую-ту сумму денег…это не сработает, пишите то, что вы хотите купить на эти деньги.
2. Планирование.
Если вы выполнили первый шаг, то возьмите еще один лист и напишите на нем то, что по-вашему нужно сделать для достижения цели, а дальше превратите написанное в пошаговый план.
Ведь подумайте сами, если у вас нет плана того, что нужно сделать за день, неделю, месяц и т.д. то нет и выполнения этого плана. Вместо выполнения важных задач, вы будете заниматься всякой ерундой, которая ни на шаг не приблизит вас к цели.
Что касается различных инструментов планирования, то здесь вас ждет множество вариантов. В свое время я перепробовал много чего, но остановился на интеллект-картах, которые позволяют гибко планировать свой день.
Установите себе любую программу для создания интеллект-карт, например, Mind Manager или XMIND и разбейте весь свой день на удобные временные отрезки. В эти отрезки впишите те дела, которые вы должны выполнить за день.
3. Самодисциплина.
Чтобы выполнить намеченный план, который приведет к достижению поставленной на первом шаге цели, нужно выработать в себе такое важное качество как самодисциплина. Если у вас всё получится, то вы сможете работать, не отвлекаясь и будете выполнять за рабочий день столько дел, двигающих вас к цели, сколько не выполнит ни один ваш конкурент.
Одним из важнейших инструментов на пути к железной самодисциплине будут программы для ведения хронометража, а также приемы для выработки положительных привычек.
4. Делегирование.
Понятно, что мастера на все руки бывают только в сказках. В инфобизнесе невозможно быть одновременно хорошим копирайтером, дизайнером, программистом, бухгалтером и т.д. Поэтому важно научиться правильно делегировать те задачи, которые другие люди выполнят лучше вас.
В этом деле вашим лучшим помощником будут сайты фриланс-направленности, например free-lance.ru, weblancer.net и другие.
Как только перед вами встает задача, которую вам сложно решить на высоком уровне своими силами, это значит, что пора привлекать специалистов со стороны.
5. Контроль всех аспектов инфобизнеса.
В инфобизнесе нужно постоянно держать под контролем много важных моментов. Это работа с партнерами, обработка заказов, ведение рассылки, сотрудники, бухгалтерские и налоговые дела, договора с разными кредитными организациями и т.д. и т.п., поэтому чтобы держать все под контролем я советую вам опять же использовать интеллект-карты.
Создайте карту, где каждая ветка отвечает за один из аспектов бизнеса, а далее уже наполняйте каждую ветку. В итоге весь бизнес будет у вас как на ладони и вы в любое время сможете быстро получить доступ к необходимой информации.
Я перечислил лишь 5 базовых моментов, над которыми вы должны работать в первую очередь. Но на самом деле, кроме них есть еще много важных вещей, на которые вы должны обратить внимание.
Это самомотивация, умение доводить до конца крупные проекты (именно они обычно приносят львиную долю прибыли), выработка полезных привычек (с одновременным избавлением от старых) и много чего еще…
На самом деле все это складывается в единую стройную систему продуктивной работы, которую мне удалось выстроить за 3 года.
В рамках этой статьи у меня просто нет возможности раскрыть все эти моменты в полном объеме т.к. большая часть моей системы состоит из различных программ и сервисов, которые используются для эффективной работы.
Если вам нужна моя система…
И я подумал: «А почему бы и нет, ведь система в основном состоит из программ и сервисов, а не из философских законов. По этой теме я могу сделать хороший практический курс, который будет посвящен именно техническим моментам продуктивной работы».
Но решение было принято не сразу.
Для начала я провел опрос своей аудитории. Из результатов опроса стало видно, что не одного меня волновала эта проблема. Оказалось, что 3 человека из 4-х испытывают нечто подобное в своей жизни!
И ведь проблемы те же самые, что были у меня в начале пути. Неэффективность, каша в голове, самодисциплина на нуле, а как результат - стресс и низкие результаты во многих сферах жизни.
А самый неприятный момент, о котором мне написали многие люди, это чувство, что в тебе есть потенциал, но что-то постоянно мешает прогрессу…
В итоге, я принял решение создать такой курс. Тем более что мне самому уже давно хотелось записать что-нибудь такое, что не связано с программированием и созданием сайтов.
2 месяца я потратил на подготовку и запись 5-ти часового курса, который получил название «Технические секреты продуктивной работы в онлайн-бизнесе».
В отличие от всех остальных моих курсов, которые содержат по 60-90 и более уроков, этот курс очень легкий и предназначен для прохождения на одном дыхании.
Я думаю, вы слышали фразу «Все гениальное просто!». То же самое можно сказать и в отношении моей системы. Она проста и её легко можно внедрить в любой бизнес, связанный с работой за компьютером.
В курсе 16 уроков, где я прямо на примере своего бизнеса показываю, как и что у меня устроено, и какие инструменты используются в той или иной ситуации.
Я уверен, что те приемы, которые я здесь описал, могут изменить вашу жизнь в лучшую сторону, как когда-то изменили мою.
Как только вы на практике начнете применять эти инструменты в своей работе и жизни, ваша самодисциплина, продуктивность и эффективность немедленно возрастут.
Если подвести итог тому, что вы узнаете, и чему вы научитесь после прохождения курса, то список будет выглядеть так:
Как держать бизнес под контролем (этот секрет сэкономит ваши нервы и деньги);
Как планировать свой день с помощью интеллект-карт (гибкий план на день);
Как доводить до конца крупные проекты (сайты, инфотовары);
Как планировать свою деятельность с помощью календаря;
Как превратить ваш календарь в онлайн-сервис, который доступен даже с телефона;
Как быстро обмениваться файлами с сотрудниками, клиентами, фрилансерами и т.д. (без всяких файлообменников и электронной почты);
Как поднять уровень своей самодисциплины на новую высоту (проверено на собственном опыте);
Как работать за компьютером быстрее, за счет более быстрого доступа к необходимым программам и файлам (за целый день за счет этих приемов можно выйграть до 30 минут времени!);
Как организовать быстрый доступ к часто-используемой информации;
Как быстро перемещаться по гигабайтам данных, которые хранятся на вашем компьютере;
Как грамотно делегировать те задачи, в которых вы не профессионал, или в которых ваше время стоит дороже (если вы научитесь этому, вы уже станете на ступень выше конкурентов);
Как выработать у себя положительные привычки и одновременно избавиться от отрицательных. С помощью этой техники в свое время я избавился от всех своих вредных привычек и выработал с десяток новых, положительных (ценность этой техники сложно переоценить т.к. многие люди готовы всё отдать за избавление от вредной привычки);
Нажав на картинку или на эту ссылку вы узнаете более подробно, что вам даст этот курс, какие бесплатные материалы вы получите одновременно с нимь и все маленькие хитрости, которые по мелочам позволяют экономить массу времени и заказать свою копию курса.
Продуктивная работа в офисе – эффективная работа офисного работника, позволяющая рационально организовать рабочий день, избегать цейтнотов и «завалов».
Актуальность
Всем нам хотелось бы быть продуктивными, но далеко не всем это одинаково успешно удается. Хорошая новость заключается в в том, что нужно всего лишь правильно организовать работу. Сделайте все как следует – и вы не только будете избавлены от цейтнотов , но и получите бонусы в виде свободного времени, не говоря уже о высокой оценке вашей работы начальством и премии за хорошо и вовремя выполненную работу.
Основные проблемы работы в офисе
Нежданно-негаданно . Как бы продуманно вы ни организовали свой участок работы, незапланированные задания и срочные поручения падают как снег на голову. Конечно, это раздражает – вы планировали заниматься одной работой, а приходится срочно делать что-то другое. Ничего не поделаешь. Покрутите-повертите расписание и составьте новый план.
Отвлекают со всех сторон . Кому из офисных работников неизвестно раздражение от внешних раздражителей в лице коллег?.. Не считаясь с вашей занятостью, они то и дело заглядывают в дверь кабинета (или за перегородку) и спрашивают вашего совета или просят о чем-то в самое неподходящее время. Вот что можно сделать. Во-первых, сказать, что сию минуту вы очень сильно заняты, поэтому сами подойдете к коллеге, к примеру, через 30 минут. Таким образом, у вас появляется полчаса для того, чтобы закончить работу или хотя бы завершить логичный кусок. Во-вторых, вы можете сослаться на срочное задание, которое выполняете, и сказать: «В данный момент я делаю задание госпожи Петровой. Если ты сумеешь договориться с ней, я на время отложу ее задание, выполнения которого она ждет, и займусь твоим». Таким образом, вы перекладываете бремя расстановки приоритетов на своих коллег. Если они сумеют договориться, вы передвинете задание. Если нет, то будете выполнять задания в порядке «живой очереди».
Мелкие задачи . Иногда мелких задач так много, что они всерьез мешают сосредоточиться на крупном задании. С мелочами можно поступить следующим образом.
Во-первых, как бы они вас ни мучили, начинать все равно нужно с крупных значимых заданий. Очевидно, что сколько бы мелочей вы не переделали, камень с души не упадет, пока вы не приступите к крупному проекту или заданию. Поэтому откладывать не стоит.
Во-вторых, мелкие задачи вы можете распланировать и расставить в течение дня между крупными. Например, 30-45 минут занимаетесь большой задачей, затем в качестве отдыха делаете мелочевку (например, забрать смету в бухгалтерии, позвонить клиенту, распечатать документ, сделать запись в журнале, посоветоваться с коллегой по какому-то вопросу и т.д.). Это внесет разнообразие в ваш рабочий день и послужит той самой сменой вида деятельности, которая так необходима для рефреша кипящего мозга.
В-третьих, мелочевку можно просто свалить на конец дня, когда работать над крупными, серьезными задачами сил все равно нет. Тем более если вы плодотворно поработали в течение дня, вам обеспечено чувство удовлетворения, а мелкие задания еще больше усилят это приятное ощущение.
Скука . Ни для кого не секрет, что офисная работа нередко бывает откровенно скучной. Чтобы разнообразить ее, не ставьте в план на день подряд одинаковые занятия. Делайте ваш рабочий день более разнообразным за счет чередования различных видов деятельности.
- Обязательно завтракайте и пейте утром кофе или чай . Кстати, недавнее исследование, организованное в Сингапуре, показало, что черный чай бодрит гораздо сильнее кофе. Так что не забывайте «зарядиться» чашечкой.
- Какими бы замечательными и юморными ни были ваши коллеги, оставьте общение с ними на перерыв (в том числе предусмотренный лично в вашем плане после выполнения значимого куска работы). Неразумно тратить утренние часы, полные сил и бодрости, на то, чтобы перемывать косточки шефу или обсуждать систему оплаты труда на конкурентном предприятии. Займитесь этим позже, а лучше всего в
Эта статья будет особенно полезна людям, которые крутятся как белка в колесе, но при этом эффективность их деятельности минимальна, также будет полезна тем, кто склонен оттягивать выполнение не очень интересных обязанностей.
Какие-то советы, быть может, вам покажутся не подходящими (все индивидуально) или уже знакомыми, другие вы найдете интересными и возьмете на вооружение.
Как повысить продуктивность деятельности и успевать сделать все, что запланировал? Как сосредоточиться на работе и занимаясь делом не отвлекаться по пустякам? Как наконец приступить к выполнения давно стоящих перед нами задач?
ПЛАНИРУЙТЕ СВОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ
Прежде всего, надо превратить в привычку планирование рабочего дня , сделать это ежедневным ритуалом. Как это влияет на продуктивность работы?
Во-первых, это упрощает запоминание. Вы не упустите из виду как важные, так и второстепенные дела, достаточно будет заглянуть в блокнот или ежедневник. Ученые доказали, что, если вы постоянно думаете о том, как бы что-то не забыть, вы забудете гораздо больше, чем если бы просто делали свое дело и не грузили себя по поводу плохой памяти . Тем более если вы будете записывать то, что надо сделать, ни одно дело не останется незамеченным.
Во-вторых, планирование рабочего времени устанавливает приоритеты. Знать, в каком порядке надо действовать, очень важно. Одни дела могут подождать, когда другие требуют их немедленного выполнения.
Ну и в-третьих, когда мы планируем свое время, времени становиться больше – это одно из основных правил высокой продуктивности.
БЕЗ ПРОМЕДЛЕНИЯ
Чем раньше вы начнете действовать, тем лучше. Настроение и тон всего вашего дня задаются в первые несколько его часов.
ПОЛУЧАЙТЕ УДОВОЛЬСТВИЕ ОТ ТОГО, ЧТО ДЕЛАЕТЕ
Как банально бы это ни звучало, но это факт - высокая продуктивность деятельности зависит от того с каким настроением вы подходите к выполнению задач. Делать то, что тебе нравиться – самый основной секрет продуктивной работы! Понятно, что часто мы вынуждены заниматься чем-то, что нам не интересно и не нравиться, и это неизбежно, но в любом процессе можно найти какие-то положительные стороны.
Продуктивность работы при выполнении сложных и не любимых дел может зависеть от самомотивации . Да порой трудно сделать, что-то опостылевшее, но дело тут же начинает идти, как только мы вспоминаем цели, к исполнению которых нас ведет выполнение этих задач.
ЯСНОСТЬ ЦЕЛИ
Во время работы, вы должны четко и ясно видеть и понимать каждый свой последующий шаг и также четко представлять конечный итог ваших трудов.
Если вы работаете дома то наверняка с вами случалось такое - вставали не совсем определившись с задачами, включали компьютер и приступили к «работе». После пары часов просмотра новостных сайтов (ну или иных, других) понимаете, что не сдвинулись с места. Это наглядный пример для высказывания – «Если нет цели, не делаешь ничего ».
ОТДЫХАЙТЕ
Продуктивность деятельности будет выше, если периодически вы будете находить время на отдых. Здесь речь идет как о коротких перерывах в течении рабочего дня, так и о выходных (многие берут работу на дом) и периоде отпуска.
Отдых, чередующийся с работой, дает бодрость, энтузиазм, позволяет нам снова и снова возвращаться к работе посвежевшими и с зарядом новой энергии.
Высыпайтесь! Недосыпание и нехваткой сна ведет к неадекватному восприятию реальности и понижает эффективность деятельности.
Если у вас сидячая работа - чаще отрывайтесь от стула, если работа связана еще и с компьютером – не забывайте о зарядке для глаз , если у вас умственная работа – разбавьте ее небольшими физическими нагрузками. Все это, безусловно, скажется на продуктивности вашей деятельности.
НЕ ОТВЛЕКАЙТЕСЬ НА МЕЛОЧИ
Раз уж вы занялись делом, позаботьтесь свести возможные отвлекающие моменты к минимуму. Это значит, никаких внешних раздражителей и ни каких перерывов в работе по пустякам (я не имею ввиду необходимые перерывы, о которых упомянул раньше). Если вы будете курить через каждые полчаса, каждый час проверять электронную почту, отвечать на телефонные звонки и при этом еще общаться в чате это плохо скажется на продуктивности вашей деятельности. Кроме того что вы теряете время, отвлекаясь пусть даже на 5-10 минут у вас еще уходит какое-то время на то, чтобы восстановить прежний темп работы.
Решив продуктивно поработать, лучше заранее предупредить тех, кто может вас отвлечь в данный период времени. Если у вас удаленная работа , и вы трудитесь дома, скажите своим домочадцам обращаться к вам только по большой необходимости. Если вы работаете в офисе можно закрыть дверь в свой кабинет, а если это невозможно наденьте наушники и включите музыку (конечно если она вас не отвлекает, но об этом ниже), ну или предупредите – «Я работаю!». Не стоит ни кого обвинить в недостаточной продуктивности своего труда, вы сами создаете себе препятствия. Если окружающие не уважают и не ценят ваше время, то только потому, что ваше молчание им это позволяет.
ДЕЛИТЕ РАБОТУ НА ЭТАПЫ
Продуктивная деятельность во многом зависит от сроков, которые вы отводите тому или иному делу. На выполнение конкретной работы следует отводить определенный промежуток времени, ставьте себе мини-цели. Можете даже поставить таймер, ограничив себя лимитом времени.
Можно вначале выполнить самую сложную или неприятную работу, а после взяться за то, что вам нравится. По сравнению с тем, что вы сделали, все остальное вам покажется легко выполнимым и это подстегнет на дальнейшие действия. А можно поступить с точностью наоборот, сделать что-то легкое и приятное, это позволит войти в рабочий ритм, а после и горы по плечо. Кому что подходит.
Большие и долгосрочные проекты лучше делить на этапы поменьше, тогда эти проекты кажутся более управляемыми, плюс это дает возможность оценить работу, которая уже сделана, пусть до ее полного завершения еще долгий путь.
Справится с работой, которую вы постоянно откладываете, вы сможете, если заставите себя поработать какие-нибудь 20-30 минут (или убедите, сказав – «Это займет всего полчаса, за это время я хоть что-то сделаю »). Если она вас чем-то пугала, за это время вы поймете, что не все так страшно, ведь известно – глаза боятся, а руки делают. И начав, вам возможно захочется доделать все до конца.
Причиной снижения продуктивности может быть одновременная занятость несколькими делами. Сосредоточьтесь на чем-то одном.
ВАМ ПОМОЖЕТ МУЗЫКА
«Музыка воодушевляет, способствует полету воображения, снабжает душу крыльями, музыка придает жизнь и веселье всему существующему, она побуждает нас красноречиво мыслить …» Платон
Некоторых людей заставляют собраться звуки музыки. Согласно исследованиям, проведенным английскими учеными, продуктивность работы людей, которые слушают классическую музыку и заняты делом, выше, чем у людей, работающих в тишине. В прочем идеальный рецепт здесь подобрать сложно – мало того, что музыкальные предпочтения у всех разные (кого-то может вдохновлять и стимулировать хеви-метал), еще и действует музыка на всех по-разному. В любом случае не сложно проверить - мешает ли вам музыка во время работы или помогает.
НАВЕДИТЕ ПОРЯДОК
Обратите внимание на свое рабочее место. Захламленный рабочий стол не способствует продуктивной работе, он только отвлекает и раздражает своей награможденностью. Разгрузите его, уберите все лишнее и ненужное, а то что необходимо аккуратно разложите по местам.
ДЕЛУ ВРЕМЯ
Необходимо учитывать момент, что у каждого человека есть пик активности – это то время, когда вы может сделать свою работу с меньшей потерей энергии и наиболее качественно. Вы даже можете не знать, какой период дня для вас наиболее продуктивен. Чтобы определить эти часы (максимально продуктивные именно для вас) пробуйте работать в разное время.
Так же бывают дни, когда вдохновение накрывает с головой, надо пользоваться моментом и делать в такие дни как можно больше - сверх нормы.
Эти простые советы помогут вам увеличить производительность своего труда, все они проверены временем и чрезвычайно эффективны! И помните, чем продуктивнее вы будете работать, тем больше у вас останется времени на хобби, отдых и близких людей.
P.S. В этой статье ни слово не было сказано о лени, по тому что это отдельная тема - Как бороться с ленью .
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
